Kişisel verileri en geniş tanım olarak şu şekilde açıklayabiliriz; kimliği belirli veya dolaylı yolla belirlenebilen gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Örneğin; eğitim durumu, aile hayatı, telefon numarası gibi bilgiler örnektir.
Yani bu bilgiler doğrultusunda kişilerin kimliği belirlenebiliyorsa bu bilgiler, kişisel veri olarak görülür. Personel özlük dosyaları da içerik nedeniyle ilgili kişisel verileri barındıran bir evrak olarak görülebilir. Bu nedenle personel özlük dosyası hazırlanırken de KVKK yükümlülüklerine uyulması gerekir.
İş verenler, işe yeni başlayan her elemanından birkaç belge teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketin çalışma alanına göre değişiklik gösterir. Bazı şirketler için sağlık raporu yeterliyken bazıları için akciğer filmi gibi detaylı tetkikler gerekir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir. Çalışan ile ilgili özel bilgilerin yer aldığı dosyaya “personel özlük dosyası” adı verilir. İş kanununa göre iş veren, özlük dosyasındaki bilgileri kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamakla yükümlüdür. Ayrıca ilgili devlet makamları tarafından talep edilmesi durumunda hukuka uygun olarak çalışanın bilgilerini açıklamak da yükümlülükleri arasındadır. Personel özlük dosyasında bulunması gereken evrakların yalnızca işe giriş sırasında değil işten ayrılma durumunda da düzenlenmesi gerekir. İşten çıkarken özlük dosyasına gerekli evraklarla ekleme yapılır. İşe devam eden personeller için de özlük dosyalarında her yıl revize yapılması gerekir; ek dosyaların eklenmesi ve bu işlemin çalışılan süre boyunca her yıl düzenli olarak yapılması gereklidir.
Kullanıcı Verileri Koruma Kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak nitelendirilen kişiler, personel özlük dosyası tutma zorunluluğu olan şirket yöneticileri demektir. Yazının devamında bu ibare kullanılacaktır.
Veri sorumlularının dikkat etmesi gereken işlemleri adım adım sıralarsak;
- Personel özlük dosyalarının yok edilmesi için iş ilişkisinin tamamen sonlanması gerekir. Yani iş ilişkisi, işe ilişkin davalar, arabuluculuk süreçleri devam etmesi durumunda özlük dosyasının yok edilmesi gerekmez. Fakat her türlü kişisel veri veriler işlendikten sonra veri sorumlusu tarafından yok edilmelidir.
- Özlük dosyasında yer alan bilgilerin net bir ifade ile ilgili işçiye anlatılması gerekmekte yani bu kişilerin kişisel verilerin işlenmesi konusunda açık bir şekilde bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu tür uygulamalarda gizlilik sözleşmesi imzalanması uygun görülmektedir.
- Kişisel veriler hukuka aykırı olarak işlenmemelidir. Bu konuda devreye veri sorumlusu girerek insan kaynakları bünyesinde yapılacak iş ve işlemleri takip etmelidir.
- Kişisel verilerin saklanması önemlidir. Burada işverenlerin sorumluluğu, özlük dosyası tutulurken dosyanın korunmasını sağlamaktır. Üçüncü şahıslara karşı alınması gereken önlemlerden en önemlisi dosyanın belirli bir intizam içinde saklanmasıdır.
- Veri sahibinin izni olmaksızın dosyaların üçüncü şahıslara açılmaması gerekmektedir. Hiçbir veri küçümsenmeden veri sahibinin iznine başvurmak gerekir aksi halde hukuki uyuşmazlıklar doğabilmektedir.
- VERBİS’e yani veri sorumluları siciline kayıt yaptırılması gerekir. Veri sorumluları sicilinin kayıtları halka açık olarak bakanlık bünyesinde tutulmaktadır. İşletmelerin büyüklüğüne ve çalışanların sayılarına göre VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) yükümlülükleri değişiklik göstermektedir.
4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre bütün işyerlerinde tutulması zorunlu olan dosyaların başında işçi özlük dosyaları gelmektedir. Her personele ait işçi özlük dosyasının hazırlanması zorunlu olmakla beraber dikkatli ve eksizsiz hazırlandığında işverenlere de ispat kolaylığı sağlar.
Özlük dosyaları hazırlanırken öncelikle 2016 yılında çıkarılan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile getirilen yükümlülüklere dikkat edilmelidir. Çünkü bu dosyalar işçilere ait gizli bilgiler içermektedir.
KVKK Uyum Danışmanlığı teklifi için tıklayınız.
Kurum Sayfasını ziyaret etmek için tıklayınız.
İçerik Üretici
Zeynep BAKIRTEMİZLER
Nesil Bilişim Teknolojileri Tic. A.Ş.
