VERBİS KAYDI NEDİR?

Verbis Kaydı Nedir?

Son yıllarda, kişisel verilerle ilgili hukuki işlemler, birçok şirket için önemli hale geldi. KVKK’nın getirdiği yükümlülükler arasında Verbis kaydı gibi pek çok yeni gereklilik de bulunuyor. Bu durum, şirketlerin ve diğer veri kaydeden kişilerin KVKK uyum sürecinde ve sonrasında yoğun bir danışmanlık ihtiyacı duymasına neden oldu. Bu danışmanlık hizmetleri, veri işleme sistemlerinin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygunluğunu sağlamak ve kanunun getirdiği yükümlülüklere uyum sağlamakla ilgilidir. Verbis (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıtları da bu sürecin bir parçasıdır.

Ancak, birçok şirketin yanlış bir şekilde Verbis kaydını uyum sürecini tamamlamadan yapmak istediği görülüyor. Bu, uyum sağlanmadan yapılan kayıtların yetersiz olabileceği ve sonradan değiştirmenin zor olacağı gibi ciddi sorunlara yol açabilir. Ayrıca, bu durum şirketlere 20 bin TL ile 1 milyon TL arasında idari para cezaları getirebilir.

Türkiye’de kişisel verileri işleyen tüzel veya gerçek kişilerin Verbis’e kaydolmaları gerekmektedir. Bu elektronik sistem, kişisel verilerin güvenliğini artırmayı amaçlamaktadır ve KVKK tarafından zorunlu kılınmıştır. Verbis’e kayıt yapmayanlara ciddi yaptırımlar uygulanabilir.

Verbis, kişisel verilerin elektronik ortamda tutulduğu bir kayıt sistemidir. Kayıt sırasında girilecek bilgiler ve yapılması gereken işlemler, her şirketin özel durumuna göre belirlenir. Bu nedenle, bu süreçte hatalardan kaçınılmalı ve dikkatli olunmalıdır. Hukuki danışmanlık almak, bu konuda adımların doğru atılmasına yardımcı olabilir.

Kayıt Başlangıç Tarihi ve Verbis Kayıt Son Tarih

Veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce Verbis’e kayıt yapmak zorundadır. Bu kayıt başlangıç ve son tarihleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenir. Bu tarihler içinde kaydı yapmak son derece önemlidir, çünkü geç kalındığında idari para cezalarıyla karşılaşılabilir. Süreler ne olursa olsun, kaydın bir an önce yapılması gerekmektedir. Verbis kayıt yükümlülüğü tarihlerini aşağıdaki tabloda göstermek mümkündür:

Verbise Kayıt Olmama Cezası

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18. maddesi uyarınca, Verbis kaydı zorunluluğuna uymayan kişilere 20 bin TL ile 1 milyon TL arasında değişen idari para cezaları verilebilir. Bu ciddi para cezası, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenir. Ceza miktarı, olayın özelliklerine göre belirlenir ve alt ile üst sınırlar arasında geniş bir aralık bulunur. İdari para cezasına karşı itiraz edilebilir ve iptal davası açılabilir, çünkü bu ceza idari bir niteliğe sahiptir.

Sonradan Kayıt Yükümlüsü Olanlar

Halihazırda veri sorumlusu olan bireyler ve firmalar, belirlenen süreler içinde Verbis kayıtlarını tamamlamalıdır. Ancak, bu süre içinde veri sorumlusu olmayan ancak sonradan bu statüyü alan bireyler ve firmalar, veri sorumlusu statüsünü kazandıkları tarihten itibaren 30 gün içinde Verbis kaydını tamamlamak zorundadır. Bu 30 günlük süre, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 8. maddesinde yer almaktadır. 30 günlük sürenin sona ermesinin ardından kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyenlere yaptırımlar uygulanabilir.

Verbise Kimler Kayıt Olmalı?

Verbis kaydının ne anlama geldiğinden, kayıt sürelerinden ve uymamanın yaptırımlarından bahsettik. Şimdi, kimlerin Verbis’e kayıt olması gerektiğine dair önemli bir soruyu ele alalım. Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 16. maddesine göre, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler Verbis’e kayıt olmak zorundadır.

Yani sıkça sorulan “Verbis’e kayıt yaptırmak zorunlu mudur?” sorusunun cevabı, veri sorumluları için evettir. Veri sorumlularının kim olduğuna ilişkin ayrıntılı bilgiye burada yer vermiyoruz. Bu konuda detaylı bilgi almak için veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü.

Verbis Kayıt İstisnaları

Verbis’e kimlerin kaydolacağı kadar kimlerin kayıt olmayacağı da önemli bir konudur. Öncelikle, veri sorumlusu olmayan kişi ve şirketlerin kaydolması zaten zorunlu değildir. Ayrıca, mevzuatın çeşitli yerlerinde kaydolma yükümlülüğü olmayan kişiler belirtilmiştir. Bunları ayrı ayrı değerlendireceğiz. Öncelikle, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesinde bazı kişi ve topluluklar özel olarak istisna tutulmuştur. Yani bu kişilerin Verbis kaydı yapması zorunlu değildir. Bu istisna tutulan kişileri aşağıdaki tabloda açıklayabiliriz:

Tablo 2: Verbis Kaydı Zorunluğu Olmayan Özel Haller (KVKK madde 28)

İkinci olarak, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 15. maddesinde bazı istisna hallerine yer verilmiştir. Bu istisna durumlarının bir kısmı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesine dahil olsa da, bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

1. Kişisel veri işlemenin suç işlemenin önüne geçmek amacıyla gerekli olduğu durumlar.
2. İlgilisinin kendi açıkça kamuoyuna sunduğu bilgilerin işlenmesi.
3. Kişisel veri işlemenin, devletin ekonomik çıkarlarını korumak için bütçe, vergi ve benzeri mali konulara ilişkin olarak gerektiği durumlar.
4. Kişisel veri işlemenin, kanunun verdiği yetki çerçevesinde görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca işlenmesi. Bu durumda, denetleme, düzenleme işleri ile disiplin soruşturma veya kovuşturması gibi işler için gerekli olması gerekmektedir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, belirli kriterleri göz önünde bulundurarak aşağıdaki kişileri Verbis kaydı yükümlülüğünden muaf tutmaktadır:

1. Otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyen kişiler (Ancak herhangi bir veri kayıt sistemine dahil olması gerekmektedir).
2. 1512 sayılı Noterlik Kanunu kapsamında faaliyet gösteren Noterler.
3. Kanuni düzenlemelere uygun olarak kurulmuş Dernek, Vakıf ve Sendikalardan, mevzuatta belirtilen amaca uygun, faaliyet alanı ile sınırlı ve yalnızca kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyen kuruluşlar.
4. 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu’na göre kurulmuş olan siyasi partiler.
5. Kendi kanunları çerçevesinde faaliyet gösteren Avukatlar, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler, Yeminli Mali Müşavirler, Gümrük Müşavirleri ve Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirleri.
6. Arabulucular.
7. Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan ve asıl faaliyetlerinin konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan gerçek veya tüzel kişiler.

Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

Verbis kaydı, öncesinde gerekli hazırlık ve düzenlemeler yapıldıktan sonra www.kvkk.gov.tr sitesi üzerinden Verbis kaydı bölümünden gerçekleştiriliyor. Verbis; kaydolacak kişileri üç grup olarak kategorize ediyor. Bunlar:

• Türkiye’de yerleşik olan gerçek veya tüzel kişiler
• Türkiye dışında yerleşik olan gerçek veya tüzel kişiler
• Türk kamu kurum ve kuruluşları

Verbis kaydı, birçok aşamadan oluşan kapsamlı bir süreçtir. Sadece basit bir form doldurma işlemi değildir. Kayıt işlemleri, online sisteme aktarılmadan önce ön hazırlıklar gerektirir ve ticari işleyişin özellikleri dikkate alınarak gerçekleştirilmelidir. Bu süreç, doğru ve eksiksiz bir şekilde tamamlanması gereken detaylı bir prosedürdür.

Verbise Neler Kaydedilir?

Verbis sistemi, veri sorumlularının işledikleri kişisel verileri kaydetmez; tam tersine, veri sorumlularının kendileri hakkındaki bilgileri saklar. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne kaydedilecek bilgileri şu şekilde sıralayabiliriz:

1. Veri sorumlusuna ait kimlik ve adres bilgileri, Kurul tarafından belirlenen başvuru formunda yer alan temel bilgiler, aynı bilgilerin veri sorumlusunun temsilcisi veya diğer irtibat kişilerine ilişkin olanları.
2. Veri sorumlusunun kişisel verileri ne amaçla işlediği.
3. Kişisel veri konusu kişi grubu veya grupları hakkında bilgiler, bu kişilere ait verilerin hangi veri kategorisinde yer aldığı.
4. Türkiye dışına aktarımı öngörülen kişisel verilere ilişkin bilgiler.
5. KVKK madde 12’de yer alan veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlerin neler olduğu.
6. İlgili kişisel verilerin, somut olayın özelliğine ve mevzuat hükümlerine göre en fazla ne kadar süreyle muhafaza edileceği.

Verbis’e kaydedilecek bilgilerin, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili detayları içermediği görülmektedir. Örneğin, bir kuruluşun işlediği kişisel veriler, ad, soyad, TC kimlik numarası gibi verileri içerirken, Verbis’e yapacağı bildirimde bu kişilere ait “kimlik kategorisi” ve “iletişim kategorisi” gibi bilgileri ekleyecektir.

Verbis Sisteminde Temsilci ve İrtibat Kişisi

İrtibat kişisi, veri sorumlusunun Verbis ile ilgili bildirimlerinde muhatap alınan kişidir ve veri sorumlusu tarafından atanması zorunludur. Bu kişi, veri sorumlusu tarafından Verbis üzerinden atanır ve sicile kayıt kısmı üzerinden sisteme giriş yapar.

İrtibat kişisi artık kendi e-devlet sistemi aracılığıyla Verbis sistemine giriş yapar ve veri sorumlusunun kullanıcı adı ve parolasını kullanmaz. 18 yaşını doldurmuş, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmalıdır.

Tüzel kişilerde ise, irtibat kişisi tüzel kişiliğin kendisi olamaz çünkü veri sorumlusu tüzel kişidir. Dolayısıyla, irtibat kişisi tüzel kişinin çalışanı, yöneticisi veya dışarıdan birisi olabilir. Ancak, bir kişi yalnızca bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olabilir ve bir veri sorumlusunun da yalnızca bir irtibat kişisi olabilir.

Veri sorumlusu, irtibat kişisinin sistem üzerinde gerçekleştirdiği işlemleri her zaman görebilir ve denetleyebilir. Kamu kurumlarının irtibat kişileri ise belirli düzeyde yöneticiler olabilir.

Verbis Kayıt Şartları

Verbis’e kayıt olabilmek için tek gereklilik Veri Sorumlusu olmaktır. Bu sicil, veri sorumluları içindir ve kimlerin kaydolması gerektiğine yukarıda değinilmiştir. Dolayısıyla, kayıt olması zorunlu olan kişiler gerekli işlemleri mutlaka yapmalıdır.

Ayrıca, herhangi bir ücret ödeme şartı bulunmamaktadır. Yani Verbis’e kayıt ücreti adı altında herhangi bir ödeme yapılması gerekmez.

Yukarıda belirtilen istisnalardan bahsedilmiş olmasına rağmen, Verbis kaydı zorunluluğu olmayan kişiler dahi istedikleri takdirde bu muafiyetten faydalanarak Verbis sistemine kayıt yapabilirler.

Verbis Kaydı Aşamaları

Verbis kaydı için ilk adım, kayıt öncesinde gerekli hazırlıkların yapılmasıdır. Daha sonra kvkk.gov.tr adresinden Verbis sisteminin anasayfasına erişilir. Burada yer alan aydınlatma metninin onaylanmasıyla kayıt işlemi başlatılır.

Veri sorumlusu, kendi kategorisini doğru bir şekilde seçmelidir. Yurtdışında veya yurtiçinde yerleşik tüzel veya gerçek kişi veya kamu kurumu olmak üzere farklı kategoriler bulunmaktadır, her bir kategori için ayrı başvuru prosedürleri vardır.

Veri sorumlusu, kaydını tamamladıktan sonra başvurusu Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından incelenir. Eksiksiz ve doğru şekilde yapılan başvurular kabul edilir ve veri sorumlusunun e-posta adresine kullanıcı adı ve parola bilgileri gönderilir.

Veri sorumlusu, bu bilgilerle sisteme giriş yaparak irtibat kişisi atayabilir. İrtibat kişisi, e-devlet doğrulama sistemi aracılığıyla Verbis kaydına erişebilir.

Verbis Kaydının Düzeltilmesi, Değiştirilmesi veya Silinmesi

Verbis kaydında girilen bilgilerin düzeltilmesi mümkündür ve bu işlem yine online ortamda güncelleme bölümünden gerçekleştirilir. Ancak, düzeltilecek bilgilerin doğru olması son derece önemlidir çünkü hatalı bilgiler ciddi yaptırımlara neden olabilir.

İlgili değişikliklerin, değişiklik gerçekleştiği tarihten itibaren 7 gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna bildirilmesi gerekmektedir. Ancak, eğer hatalı girilen bilgi veri sorumlusunun e-posta adresiyse, değişikliği veri sorumlusu yapamaz. Bunun için Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na değişiklikle ilgili bir talep gönderilir ve Kurul bu değişikliği gerçekleştirir.

İrtibat kişisinin değiştirilmesi de mümkündür ve bu işlem yine Verbis sistemi üzerinden veri sorumlusu tarafından gerçekleştirilir. Mevcut irtibat kişisi pasif konuma getirilir ve yeni bir irtibat kişisi eklenir.

Verbis kaydının silinmesi ise daha farklı bir süreç gerektirir. Veri sorumlusu, kaydın silinebilmesi için Verbis üzerinden Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna başvuruda bulunmalıdır. Eğer Verbis kaydı zorunluluğunu gerektiren faaliyet sona ermişse ya da ortadan kalkmışsa, kayıt silinebilir. Ancak, kaydın silinmesiyle veri sorumlusunun halihazırdaki yükümlülükleri sona ermez; bu yükümlülüklerin yerine getirilmesi borcu devam eder.

Verbis Kayıt Danışmanlığı

Yukarıda Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik kapsamında Verbis kaydının özelliklerinden bahsettik. Bu sürecin basit bir sicil işlemi olmadığını gördük; aksine özel bir prosedürü ve takibi gerektiren bir süreç olduğunu belirttik. Burada yapılan hatalı ya da ihmali işlemler ciddi hak kayıplarına neden olabilir. Bu nedenle, deneyimli avukatlardan hukuki destek almanın önemi büyüktür.

Zaten 2016 yılından beri Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili önemli bir süreç başladı ve şirketlerin KVKK danışmanlığı ihtiyacı ortaya çıktı. Verbis ile ilgili danışmanlık faaliyeti genellikle KVKK danışmanlığının bir parçasıdır. Ancak KVKK danışmanlığından ayrı olarak Verbis ile ilgili konularda da hukuki destek alınması mümkündür.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum süreci ve danışmanlık meseleleriyle ilgili daha fazla ayrıntı için KVKK başlıklı yazılarımızı mutlaka okumanızı öneririm.