Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (KVKK) yayınladığı Veri Sorumlusu ve İşleyen Rehberine göre; Mali müşavirler, müşterilerinin hesaplarıyla ilgili kayıtları utarken bu kayıtlardaki kişisel verilerin işlenmesi bakımından veri sorumlusudurlar. Zira mali müşavir işledikleri kişisel verilerle ilgili sorumluluk almasını zorunlu kılan yasal yükümlülükleri bulunmaktadır. Örnek verirsek, bir firmanın hesaplarıyla ilgili kayıtları tutarken herhangi bir yolsuzluğa rastlamaları durumunda mali müşavirlerin adli ve idari birimler veya diğer yetkili kurumlara bildirimde bulunma zorunluluğu bulunmaktadır. Bildirimi yaparken müşterisinin talimatları doğrultusunda hareket etmiyor olacağı açıktır. Dolayısıyla bunun gibi uzman hizmet sağlayıcıları, kendi mesleki yasal yükümlülüklerine tabi oldukları sürece veri sorumlusu statüsünde bulunacaklardır ve veri sorumlusu olmaktan kaynaklanan yükümlülüklerini anlaşmayla müşteriye kısmen veya tamamen bırakmaları mümkün olmayacaktır…
SMMM’ler bu kapsamda Uyum çalışmalarını yürütmeli, envanterlerini, KVKK belgelerini buna göre çıkarmalıdırlar. Hazırladıkları ve imzaladıkları sözleşmelerde bu çerçevede yaklaşmaları Uyum bakımında izlenecek süreci daha anlaşılır ve daha yönetilebilir hale getirecektir.
Bu çerçevede bir SMMM Bürosu KVKK Uyumu bakımından nasıl ele alınacağı üzerinde şöyle düşünülebilir kanaatindeyiz.
SMMM Bürosunun Yapılanma ve Faaliyetleri Nelerdir?
SMMM Bürosu faaliyetleri 3568 sayılı yasa kapsamında yürütülen faaliyetler ve genel faaliyetler olarak iki gruba ayırmak mümkündür. Bir SMMM’nin vergi mükellefi olarak çalışmayı tercih etmesi halinde tek başına da çalışsa mutlaka bir öz ORGANİZASYON alanı oluşur. Burada SMMM’nin (çalışan varsa) İK işlemleri, muhasebe, alım-satım işleri ve yönetim gibi en basit organizasyon faaliyetlari toplanmaktadır.
Bunun dışında SMMM’nin gerek 3568 kapsamında sayılmış olan faaliyetler, 3568 dışında kalmakla birlikte bu mesleğe özgü “geleneksel faaliyetler” adını verdiğimiz “diğer mükellef işleri”, SMMM bürosunun genel olarak mükellef adına Veri İşleyen gibi görünse de genel anlamda uzmanlığı nedeniyle bu işlemelerde dahi veri sorumlusu olabildiği faaliyet ve işler olarak planlanmıştır. KVKK yukarıda anılan rehberinde durumu aynen bu şekilde kabul etmektedir.
KVKK Uyumu Sağlama Bakımından SMMM Bürosu Organizasyonuna Bakış
SMMM’ler faaliyetlerinin yürütmek üzere;
1.Kendi bürolarında tek başlarına vergi mükellefleri olarak,
2.Bir vergi mükellefi olarak tüm işleri sadece mükellef işyerlerinde,
3.Bir vergi mükellefi olarak sadece kendi bürolarında çalışanlarıyla birlikte.
A. SMMM Bürolarının 3568 Kapsamında Hizmetleri Şöyle Gruplamak Mümkündür;
1.Defter tutulması ve beyanname verilmesi,
2.Sadece Beyanname Verilmesi,
3.SGK işlemelerinin yerine getirilmesi.
B. SMMM Bürolarını 3568 Sayılı Yasa Dışındaki Hizmetleri Sözleşme Kapsamında Hizmetleri Vermektedirler;
1.İK+Bordor İşlemleri; Mükelleflerin işe girişten başlamak üzere kişiye ait dosya tutulması dahil iş İş hukukuna bağlı tüm iş ve işlemleri,
2.Hükmi Kişilik İşlemleri; Firma, kooperatif, dernek, vakıf gibi kurum kuruluşların, kuruluş organizasyonları, şirket organlarının faaliyetleri,
3.Müşterilerinin 5510 Sayılı Yasa kapsamında iş ve işlemleri,
4.Kişi işleri takipleri.
C. Tutulan Defterler ve Dayanak Belgeleri Durumu Nasıl Değerlendirilir?
Defter ve belgelerin mülkiyeti hazırlaması, hazırlatılması bakımından esas hak ve sorumluluk mükellefe aittir.
D. 1.Dönen Evrak; Kayıt Dayanağı olan dokümanlar sözleşme, fatura, belge, ana sözleşme vb. SMMM defter tutmuyorsa şahsı ofisinde tutuyor ise mutlak bu dokümanlara dokunulur, bu belgeleriyle işlem yapılır.
2.Duran Evrak; Mükellefin sabit evrakı, genel kurul karar defteri, yönetim kurulu karar defteri, ana sözleşme değişiklikleri, muhtelif birlikler kayıt dosyası gibidir. Uygulamada kopyalarının alındığı ve sakladığı bilinmektedirler.
3. Bilgisayar Kayıtları; Bir muhasebe programı içinde excel ortamları mükellef veyahut bazı bilgiler ile ilgili işi esnasında tutulan kayıtlar, SMMM tarafında sözleşmeler sonunda başlamak için yasal sorumluluk 5 sene olması nedeniyle, saklama süresi ile ilgili fazla o kadar süre tutulabilir.
4. E-Defterler; E-defter dijital ortamda tutulan ve e-defter yükümlüsü olan mükelleflerin tutmak zorunda olduğu defter türüdür. E-defterlerde noterden onay yerine e-defterden beratı almaktadır.
5. Bilanço ve Mali Tablolar; Bu belge ve kayıtlar 3568 Sayılı Yasaya göre SMMM tarafından oluşturulmaktadır. Oluşturulma ve çıkarma yükümlülüğü SMMM’ye aittir. SMMM sözleşmesi son erdikten sonra bu belgelerin yasal sorumluluk süreleri dolduktan sonra saklanmamasında faydası var.
6.İnternet Vergi Dairesi; SMMM ve yükümlü işyeri açılış kapanışı dahil aradaki süreçteki vergi kanunlarını ve bağlı mevzuatı ilgili pek çok mali ve hukuki işlemi internet vergi dairesi üzerinden gerçekleşir. İnternet vergi dairesi, Hazine ve Maliye Bakanlığı dijital vergi dairesi alt yapısıdır. Veri havuzu yükümlü işlemleri yazılımıdır.
SMMM Bürosu Kişisel Veri Envarteri
SMMM Bürolarının iyi bir hazırlıkla çıkaracak kişisel veriler envanterleri sayesinde;
1.KVKK Belge dokümanları uyuma uygun bir şekilde gerçekleşir.
2.Yukarıda kısa bir açıkladığımız gibi hususları kendilerine özel ve daha detaylı bir şekilde analiz ederler, KVKK bakımından faaliyetleri üstünde farkındalar artar.
3. Hatalı uygulamalarına son veren yükümlüler karşı hukuki zayıflık durumda kalmazlar.
Unutmayın ki VERBİS kaydı muafiyeti ve Uyum muafiyeti değildir!
Hazırlayan: Hayrunnisa ORMAN
