Microsoft outlook’ta toplantı takvimi gönderme etkinlikleri organize etmek ve potansiyel katılımcılarla etkinlikler hakkında bilgi paylaşmak için iyi bir yol olabilir. Bu noktada toplantı takvimi göndermenin bir yolu, kullanıcıların çevrimiçi olarak erişebileceği ücretsiz bir program olan Microsoft Outlook’u kullanmaktır. Genellikle toplantılara veya işle ilgili diğer etkinlik türlerine ev sahipliği yapıyorsanız, iş arkadaşlarınızı yönettiğiniz etkinlikler hakkında bilgilendirmeye yardımcı olmak için Outlook kullanarak takvim davetlerini nasıl göndereceğinizi öğrenmek yararlı olabilir.
Outlook’ta Toplantı Takvimi Gönderme Nedenleri
Outlook üzerinden takvim daveti göndermesinin birçok nedeni vardır aynı anda birden fazla kişiyle iletişim kurmak ve etkinlik hazırlıklarının düzenli bir kaydını tutmak istediğinde davet göndermek için kullanır. Bu programı kullanmak her daveti daha sonra erişebileceğiniz bir e-posta olarak kaydeder.
Bir başka neden de iş arkadaşlarınızı mülakat veya bilgilendirme oturumu gibi önemli bir toplantı hakkında bilgilendirmektir. Bu, bir daveti insanlarla hızlı bir şekilde paylaşmanın kolay bir yolu olabilir. Doğum günü partileri veya ödül törenleri gibi özel etkinlikler için de bir Outlook toplantı takvimi gönderebilirsiniz.
Outlook Toplantı Takvimini Ne Zaman Göndermelisiniz?
Toplantı davetinizi göndermek için en uygun zamanı belirlemek söz konusu olduğunda, göz önünde bulundurulması gereken iki faktör vardır:
- Alıcınızın toplantı talebinizi açma ve yanıtlama şansını artırmak için doğru zamanlama
- Davetlilerinize vermeniz gereken uygun ön bildirim miktarı
En İyi Açılma Oranları için E-posta Ne Zaman Gönderilmeli?
2020 Yesware verilerine göre, bir takvim etkinliği e-posta mesajı göndermek için günün en iyi saati 14:00 iken, diğer seçenek saat 11:00’dır. Bu yaklaşımı kullanırken saat dilimlerine dikkat edin ve ne yaparsanız yapın, sabahın çok erken saatlerinde e-posta göndermekten kaçının. Cumartesi ve Pazar günleri hem gönderilen toplantı davetlerinin hem de rezerve edilen toplantıların hacmi oldukça düşük görünse de, kabul edilen davetlerin gönderilen davetlere oranı etkileyicidir.
Veriler, davet Cumartesi günü gönderilmişse, davet katılımcılarının %90 gibi yüksek bir oranının takvimlerine yeni bir etkinlik eklediğini göstermektedir. Hafta sonları çalışmama gibi katı bir politikanız varsa, en iyi seçeneğiniz Pazartesi günüdür. Buradaki düşünce, insanların genellikle haftaya üretken başlamak için istekli olmalarıdır. Muhtemelen hafta başında yapılacaklar listelerinde daha az şey vardır.
Outlook’ta Toplantı Takvimi Gönderme
Outlook üzerinden bir toplantı takviminin nasıl gönderileceğine ilişkin bazı adımları aşağıda bulabilirsiniz:
1. Outlook takviminde yeni bir etkinlik oluşturun
Outlook üzerinden bir takvim daveti göndermenin ilk adımı, etkinliğiniz için takvimde bir giriş oluşturmaktır. Bunu yapmak için Outlook menüsünün sol üst köşesinde bulunan noktalı alana tıklayabilirsiniz. Bu görev listesini açtığınızda, “Takvim”i seçebilirsiniz.
2. E-posta gelen kutunuzdaki takvim davetini açın
Oluşturduğunuz etkinlik takviminizde göründüğünde, “Katılımcıları davet et” alanından toplantıya katılmasını istediğiniz kişileri seçebilirsiniz.
3. Kimi davet etmek istediğinizi seçin
Outlook takvim daveti göndermenin bir sonraki adımı, etkinliğinize kimleri davet etmek istediğinizi belirlemektir. Hazırlanmış bir katılımcı listeniz olabilir, ancak katılmasını istediğiniz herkesi davet etmeyi hatırladığınızdan emin olmak için Outlook e-posta hesabınızın adres defterine de göz atabilirsiniz. Kimleri davet etmek istediğinizi bildiğinizde, “Katılımcıları davet et” alanından kişileri ekleyebilirsiniz.
Adres defterinizi zaten görüntülüyorsanız, alıcıları üzerlerine tıklayarak ekleyebilirsiniz, ancak her alıcının e-posta adresini manuel olarak da yazabilirsiniz.
4. Ek ayrıntılar ekleyin
Davet etmek istediğiniz kişileri ekledikten sonra, etkinlik için geçerli olan diğer ayrıntıları girebilirsiniz. Örneğin, gidecek e-postalar için bir konu satırı oluşturmak önemli olabilir, böylece alıcılar gelen kutularında görünür görünmez bir davet aldıklarını bilir.
Ayrıca, etkinliğe ev sahipliği yaptığınız yer, etkinliğin başlama ve bitiş saatleri ve insanların getirmesi gerekebilecek öğeler gibi etkinliğe özgü ayrıntıları da ekleyebilirsiniz.
5. Açıklayıcı bir mesaj ekleyin
E-posta’nızın ana gövdesine davetinizi açıklayan bir mesaj eklemek faydalı olabilir. Bu, alıcılara etkinliğin nedeni ve davet edilen kişiler gibi daveti neden gönderdiğinize ilişkin ayrıntılar sağlayabilir. Örneğin, bir ekip lideri yeni satış hedefleri belirlemek için satış ekibiyle bir toplantı planlamak istiyorsa, davet e-posta’sında bunu açıklayabilir. Bu tür bir paragraf eklemek, alıcıların etkinlik hakkında sormak zorunda kalabileceği soruların sayısını da azaltabilir ve bu da zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
6. Davetinizi gözden geçirin ve gönderin
Bu süreçteki son adım e-posta’nızı gözden geçirmek ve davetiyenizi göndermek olabilir. Davetiyenize eklediğiniz bilgileri göndermeden önce gözden geçirmek, olası yazım hatalarını veya yanlış ayrıntıları yakalamanızı sağlayabileceğinden önemli olabilir. E-posta’nızı gözden geçirmek için etkili bir yöntem de yüksek sesle okumaktır. Bu, e-posta’nın tüm yönlerine dikkat ettiğinizden emin olmak için dikkatli ve yavaş okumanıza yardımcı olabilir. Yazdığınız bölümleri gözden geçirdikten sonra takvim davetinizi göndermek için “Gönder” butonuna tıklayabilirsiniz.
Hazırlayan: Nisa ORMAN
