Kurula şikayet hangi süre içinde yapılmalı ilgili şahısın veri yetkilisine yaptığı başvurunun reddedilmesi veya veri sorumlusunca verilen cevabın ilgili kişi tarafından yetersiz bulunması durumunda ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 gün, her halde veri sorumlusuna başvuru tarihinden sonra 60 gün içerisinde şirkete şikâyette bulunabilir. Başvuru tarihinden öte yana 60 gün içinde kuruluşa şikâyette bulunabilir. Şikâyetler, bir kurum veya kuruluşla yaşananların çözümü için başvurulan bir yol olabilir. Ancak, problemin sürecinin belirli bir düzen içerisinde ilerlemesi ve zamanında gerçekleşmesi, sorunun hızlı ve etkili bir şekilde devam etmesini sağlar. Bu sağlıklı, kurula şikayetlerin hangi süre içinde yapılması gerekli önemli bir sistemdir.
Veri sorumlusu tarafından başvuruya cevap verilmemesi durumunda ise;
NOT: Kişisel Verileri Koruma Kurulunun (KVKK) 24.01.2019 tarih ve 2019/9 sayılı kararı ile;
•İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca 30 gün içinde bir cevap verilmesi halinde ilgili kişinin veri sorumlusunun cevabını müteakip 30 gün içerisinde şikâyette bulunabileceği,
•İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca bir cevap verilmediği durumda ise ilgili kişinin veri sorumlusuna başvurduğu tarihten itibaren 60 gün içinde kuruluşa şikâyette bulunabileceği,
•İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca kanunda tanınan 30 günlük süre geçtikten sonra bir cevap verilmesi halinde ilgili kişinin, kanunda veri sorumlusuna tanınan 30 günlük süre sonrasında ise verilecek cevabı beklemekle yükümlü olmadığı ve veri sorumlusuna tanınan sürenin dolması ile birlikte Kurula şikâyette bulunabileceği göz önüne alınarak, ilgili kişinin veri sorumlusunun kendisine cevap verdiği tarihten itibaren 30 gün değil, veri sorumlusuna başvurduğu tarihten itibaren 60 gün içinde şirkete şikâyette bulunabileceği hükme bağlanmıştır.
1. Genel Süreç ve Zaman Çerçevesi
Herhangi bir kuruluşa yapılan şikayetlerde genel olarak belirlenmiş bir süreç ve zaman aralıkları bulunmaktadır. Bu süreç, çoğu zaman olayın büyümesinden başlayarak belirli bir süre içindeki şikayetin görünümünün öngörülmesine neden olur. Bu süre genellikle türüne ve düzenlemelerine bağlı olarak değişebilir. Şikâyetler, bir kurum veya hizmet sağlayıcıyla yaşanan sorunların ifade ettiği temel yollardan biridir. Ancak, sürecin etkili bir şekilde gerçekleştirilmesi için belirli bir zaman dilimine ve genel bir sürece ihtiyaç vardır. Her şikayetin belirli bir zaman çerçevesinde yapılması gereklidir. Ancak bu süre zarfında, genellikle olaylar meydana geldiğinde artış başlar. Hızlı bir çözüm için şikayetin mümkün olan en kısa sürede bildirilmesi önemlidir. Şikâyet işlemlerini düzenler, genel bir form doldurarak veya belirli iletişim kanallarını kullanarak şikayetlerinizi iletebilirsiniz. Bu aşamada sorunun doğru bir şekilde anlaşılması ve hızlı bir çözüme ulaşılmasına yardımcı olur.
2. Hukuki Süreç ve Hak Kaybı Riski
Bazı değişkenlerin hukuki dosyaları devreye alınabilir ve özelliklerin belirli bir süre içinde yapımı yasal bir şekilde düzenlenebilir hale getirilebilir. Ancak bu süre zarfında kapsam sınırını aşmak, bireylerin haklarını kaybetme riskiyle karşı karşıya kalmanın nedeni olabilir. Dolayısıyla hukuki bir süreç söz konusuysa, bu çözümlere uygun bir şekilde hareket etmek önemlidir. Şikâyetler, bir kuruluş veya hizmet sağlayıcıyla yaşanan süreçteki bir tepki aralıkları olarak ortaya çıkıyor. Ancak, bu projelerin hukuki süreçlerine dönüşebilme potansiyeli mevcut ve bu durum hak kaybı riskini de beraberinde getirebilir. Hukuki kurallar, genellikle belirli bir zaman dilimine tabidir. Bu çerçevenin içindeki yapısal yapının yapısal bir boyut kazanması için gerekli adımların atılması önemlidir. Aksi takdirde, kayıtlı süre zarfı aşılabilir ve bu da kişinin haklarını kaybetme riskini koruyabilir. Hak kaybı riski, özellikle şikayetlerin belirli bir süre içinde yapılmaması veya hukuki işlemlere uygun bir şekilde başvurulmaması durumunda ortaya çıkar. Hukuki parçaların belirli bir zaman dilimine tabi olması, bu parçalara başvururken dikkatli olunmasını gerektirir.
3. Sorunun Hızlı Çözümü İçin Erken Bildirim
Şikâyetlerin mümkün olan en erken aşamada bildirilmesi, genellikle sorunun daha hızlı çözülmesine yardımcı olur. Gecikmiş şikayetler, sorunun büyümesine ve çözümünün daha karmaşık hale gelmesine neden olabilir. Bu nedenle, yaşanan sorunun fark edilmesi ve şikayetin yapılması, etkili bir çözüm için önemlidir. Sorunlar, bir kuruluş veya hizmet sağlayıcıyla iletişim halindeyken kaçınılmaz olarak ortaya çıkabilir. Ancak, bu yolun hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulabilmesi için erken bildirim, önemli bir strateji olarak öne çıkar. Erken bildirimler, sorunların ortaya çıkmadan önce farklarla ilgili yönlerin iletilmesi anlamına gelir. Bu strateji, bir dizi avantajı beraberinde getirir ve büyümeden önce ortaya çıkmanın mümkün olduğunu bilir. Erken bildirim stratejisi, belirtilerin belirlenmesi ve hızlı çözüme kavuşturulması için etkili bir yöntemdir. Bu strateji, güçlü iletişim, zamanında müdahale ve özelleştirilmiş çözümlerle uzun vadede gelmeyi mümkün kılar.
4. İlgili Kuruluşun Politikalarına Göre Belirlenen Süreler
Her parçanın kendi ayrıntıları ve politikaları bulunmaktadır. Bu politikalara uygun hareket etmek, projelerin daha etkili bir şekilde ele alınmasını sağlar. Kuruluşun değişikliklerinin süresi içinde şikayetin yapılması, birimin kendi iç genişliklerine uygun olarak çözümün hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanır. Her sistemin, hizmet sağlayıcısının veya şirketin kendi politikaları ve geniş yelpazesi vardır. Bu politikalar, müşteri şikayetleri veya patlamalar gibi belirli bir süre içinde hareket etmeyi amaçlamaktadır. İlgili kurallara göre kaydedilen süreler, etkili çözüme geçiş süreci sağlanır. İlgili düzenlemelere göre kaydedilen süreler, müşterinin kapsamını genişletmek, etkili bir çözüm sağlamak ve kurumun itibarını korumak adına kritik bir rol oynar. Bu politikaların başarılı bir şekilde kazandığı, kurum-müşterilerin bolluğunda güvence sağlayan uzun vadede bir başarıyı mümkün kılmak.
5. İletişim Kanallarının Doğru Kullanımı
Şikâyetler genellikle belirli iletişim bağlantıları üzerinden yapılır. Bu arızaların doğru ve etkili bir şekilde kullanılması, seçeneğin daha hızlı bir şekilde ilgili birimlere erişilmesini sağlar. Doğru iletişim kanalı üzerinden yapılan seçenekler, kurum daha hızlı bir geri dönüş imkânı tanır. İletişim kanalları, müşteri, kullanıcı veya çalışanların kuruluşlarınla etkileşimde bulunabildikleri önemli araçlardır. Bu bağlantıların doğru ve etkili bir şekilde kullanılması, sonuçta hızlı bir çözüme dönüştürülmesinde kritik bir rol oynar. İletişim kanallarının doğru kullanımı, müşteri kapsamının genişlemesi, ortaya çıkan etkileyici bir şekilde yaşanmasını sağlar ve seçim itibarını güçlendirir. Doğru iletişim kanalının seçimi ve hızlı geri dönüşler, müşterilerin olumlu yönleriyle ilgili temel unsurlardır.
