Sorumlu Kişinin Ceza Süresi Ve Güvenlik Tedbiriyle Özel Verileri Özlük Dosyalarından Çıkarılması Arz Edilmesi

“İlgili kişinin, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili özel nitelikli kişisel verilerinin özlük dosyasından çıkarılması talebi” hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 20/05/2020 tarihli ve 2020/396 sayılı Kararı

Kuruma intikal eden şikâyet dilekçesinde özetle, ilgili kişinin memuriyete ilk giriş tarihinden önce hakkında verilmiş olan ceza kararının özlük dosyasında yer aldığı, verilen kararda yer alan beş yıllık denetim süresinin dolduğu ve davanın düşmesine karar verildiği, kararın adli sicil kaydından silindiği, bu itibarla özlük dosyasında yer alan mezkûr karar ve ilgili dosyanın kaldırılarak imha edilmesi için veri sorumlusu çalıştığı kuruma yapmış olduğu başvurunun reddedildiği; ancak söz konusu dosyanın açık rızası dâhilinde, resmi olarak güvenlik soruşturması yapılmadan, kurumunda çalışmaya ilk başladığı tarihte İl Yazı İşleri Müdürünün kendisine sözlü olarak güvenlik soruşturması yapması ve mahkeme sürecinin devam etmesi sebebiyle mahkeme kararını getirmesinin gerekmesi üzerine özlük dosyasına konulduğu, anılan verinin muhafazasını gerektiren bir sebebin bulunmadığı belirtilerek özlük dosyasında yer alan mahkeme dosyasının kaldırılması talep edilmiştir.

Konuya ilişkin başlatılan inceleme çerçevesinde veri sorumlusundan savunması istenilmiş olup, alınan cevabi yazıda özetle;

• İlgili kişinin atamasının yapılabilmesini teminen başvuru belgelerinin istendiği, bu kapsamda sunulan belgeler arasında yer alan “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu”nda “Hakkınızda Verilmiş Bulunan Mahkûmiyet Hükmü veya Halen Devam Eden Ceza Davası Bulunup Bulunmadığı” kısmının “Var” olarak beyan edilmesi nedeniyle, ilgili kişi hakkında verilmiş hükümler veya devam eden cezaların 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinde yer alan şartlara engel teşkil edip etmediğinin tespiti amacıyla, söz konusu mahkeme kararlarının ilgili kişinin kendi isteği ile … Asliye Ceza Mahkemesinden talep edilerek atamasının yapılıp yapılamayacağı hususunun incelenmesini teminen Kurumuna sunulduğu,
• İlgili kararın atamaya engel teşkil edip etmediği hususunda gerekli değerlendirmenin yapılarak atamanın gerçekleştirildiği ve ilgili kişinin görevine başladığı, söz konusu kararların atama onayı ile ilişkilendirildiği ve Kamu Personeli Genel Tebliğinin (Seri No: 2) “Özlük Dosyasının Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlıklı D maddesinin 5 inci fıkrasının birinci bendi gereğince özlük dosyasına konulduğu, işlemin 2013 yılında gerçekleştiği; ancak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girdiği

ifade edilmiştir.

Konuya ilişkin yapılan incelemede, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 20/05/2020 tarihli ve 2020/396 sayılı Kararı ile;

• Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (d) bendi uyarınca kişisel verinin; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, (e) bendi uyarınca kişisel verilerin işlenmesinin; verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,  (ç) bendi uyarınca ilgili kişinin; kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, (ı) bendi uyarınca veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişiyi ifade ettiği,
• Bu çerçevede, şikâyete konu başvuruyu yapan kişinin gerçek kişi olduğu ve bu itibarla, ilgili kişi sıfatını haiz bulunduğu; ilgili kişinin Kuruma yapmış olduğu başvuruya konu ettiği mahkeme kararlarının kişiyi belirli kılma niteliğinin bulunması sebebiyle kişisel veri olduğu; söz konusu mahkeme kararlarının Kanunun 6 ncı maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri niteliğini haiz bulunduğu,
• Kanunun 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerinin özel nitelikli kişisel veri olduğu, ikinci fıkrasında özel nitelikli kişisel verilerin ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesinin yasak olduğu, üçüncü fıkrasında, birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel verilerin kanunlarda öngörülen hallerde, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verilerin ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebileceğinin hükme bağlandığı,
• kişinin, başvurusunda resmi dayanağı olmaksızın yapıldığını iddia ettiği güvenlik soruşturması evrakının 2013 yılına ait olduğu, söz konusu tarihte 03.11.1994 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4045 sayılı “Güvenlik Soruşturması, Bazı Nedenlerle Görevlerine Son Verilen Kamu Personeli ile Kamu Görevine Alınmayanların Haklarının Geri Verilmesine ve 1402 Numaralı Sıkıyönetim Kanununda Değişiklik Yapılmasına İlişkin Kanun” un yürürlükte bulunduğu, anılan Kanunun 1 inci maddesi uyarınca güvenlik soruşturması işleminin yapılabilmesinin ön koşulunun; ilgili personelin ya kamu kurum veya kuruluşlarında “gizlilik dereceli birim” olarak nitelendirilen birimlerde ya da düzenlemede sınırlı olarak sayılan kurumlarda yahut görevlerde çalıştırılacak olması durumlarından birisinin gerçekleşmesi olduğu,
• İlgili kişiye güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması işleminin yapılabilmesinin, konuya ilişkin temel düzenleme vasfı taşıyan 4045 sayılı “Güvenlik Soruşturması, Bazı Nedenlerle Görevlerine Son Verilen Kamu Personeli ile Kamu Görevine Alınmayanların Haklarının Geri Verilmesine ve 1402 Numaralı Sıkıyönetim Kanununda Değişiklik Yapılmasına İlişkin Kanun” kapsamında, ilgili kişinin “gizlilik dereceli birim” olarak ifade edilen birimlerde çalıştırılacak olması koşuluyla; 4045 sayılı Kanuna dayalı olarak çıkarılan “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yönetmeliği” kapsamında ise “…ilk defa veya yeniden kamu hizmeti ve görevlerine atanacakları…” ifadesi kapsamında mümkün olabileceği, bunun dışındaki olasılıklarda ise şikâyete konu olay tarihinde yürürlükte bulunan mevzuata aykırılık teşkil edeceğinin değerlendirildiği, bu açıdan bakıldığında, 4045 sayılı Kanun hükümleri uyarınca ilgili kişinin atanmış olduğu kadronun, kanunda “yetkili olmayan kişilerin bilgi sahibi olmaları halinde devlet güvenliğinin, ulusal varlığın ve bütünlüğün, iç ve dış menfaatlerin zarar görebileceği veya tehlikeye düşebileceği bilgi ve belgelerin bulunduğu gizlilik dereceli birimler” şeklinde ifade edilen birimler arasında yer alıp almadığı hususunun, Kanuna uygun bir kişisel veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği noktasında önem arz ettiğinin görüldüğü,
• Öte yandan, “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yönetmeliği”nin “Tanımlar” başlığını taşıyan 4 üncü maddesinde “gizlilik dereceli birim” kavramının tanımına yer verildiği, düzenlemeden, “gizlilik dereceli birim ve kısım” olarak ifade edilen kavramın, gizlilik dereceli bilgi ve belgeler ile bağlantılı olduğunun anlaşıldığı; bu noktada, herhangi bir kamu kurum ve kuruluşunda görev yapmakta olan personelin, hukuki anlamda olmasa da, fiili olarak gizlilik dereceli birim ve kısımda çalışıyor olarak kabul edildiği/varsayıldığının değerlendirildiği,
• İlgili kişinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinde yer verilen şartlar arasında gösterilen “Kamu haklarından mahrum bulunmamak” ve “Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezasına ya da affa uğramış olsa bile devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından mahkûm olmamak.” koşullarının adayda bulunup bulunmadığının tespit edilebilmesini teminen birtakım belgelerin, aday tarafından veri sorumlusuna sunulmasının gerektiği; ancak atamaya esas teşkil eden belgelerin neler olduğuna ilişkin olarak 657 sayılı Kanunda herhangi bir hükmün yer almadığı, bununla birlikte; özel nitelikli kişisel veri niteliğini haiz bulunan “Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri” bilgisinin 657 sayılı Kanun uyarınca atamayı yapacak kuruma sağlanması hususunda adli sicil bilgisinin talep edilmesinin, Kanuna aykırılık teşkil etmediğinin değerlendirildiği,
• Diğer taraftan ilgili kişinin, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunundaki koşulları taşıyıp taşımadığının araştırılması noktasında yeterli olduğu düşünülen adli sicil kaydının, bilgi ve belge talepli Kurum yazısına veri sorumlusu tarafından gönderilen cevap ve ekinde yer almadığının görüldüğü, bu itibarla, söz konusu mahkeme kararlarının; adli sicil kaydı istenmeksizin/verilmeksizin, doğrudan mahkeme kararlarının talep edilmesi/verilmesi şeklinde gerçekleştiği; bununla birlikte durumun ilgili kişinin bilgisi ve talebi doğrultusunda gerçekleşmesi sebebiyle, Kanunun yürürlüğe girdiği tarihten önce gerçekleşen söz konusu olgunun, olayın gerçekleştiği tarihte yürürlükte bulunan mevzuat bakımından hukuka aykırılık içermediğinin değerlendirildiği, 
• Söz konusu kararların, güvenlik soruşturması işlemi neticesinde elde edilen (istihbari vb.) kararlar olmadığı, atama işlemlerinin gerçekleştirilmesini teminen ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna sunulan evraklar arasında yer alması sebebiyle özlük dosyasına girdiğinin taraf beyanlarından anlaşıldığı,
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 109 uncu maddesinin dördüncü fıkrası gereğince özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca (DPB) belirlendiği, bu sebeple, konuya ilişkin olarak memurların ilk veya naklen atanmalarına ilişkin belgeler ile memurun adaylık ve asli memurluğa atanmasına ilişkin belgelerin neler olduğu, kamu kurumlarının/kuruluşlarının memurlardan ilk işe başlamaları sırasında istedikleri bilgi ve belgelerin neler olduğu ile bu belgelerin her kurum/kuruluşta farklılık gösterip gösteremeyeceği hususları ile “yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri” ifadesinin yargı organlarınca memurun çalışma hayatına ilişkin verilmiş karar örneklerini mi yoksa memur hakkında verilmiş tüm karar örneklerini mi kastettiği hususuna ilişkin olarak Kurumca, Devlet Personel Başkanlığından görüş talep edildiği ve Devlet Personel Başkanlığının Kuruma gönderdiği cevabi yazıda; 2 Seri No’lu Kamu Personeli Genel Tebliğinin “Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esaslar” başlıklı bölümüne ilişkin düzenlemelere yer verildikten sonra, “Mezkûr Tebliğde memurun özlük dosyasının sekiz bölümden oluştuğu belirtilmekte, bölümlerde hangi konulara ilişkin belgelerin yer alması gerektiği hususu düzenlenmekte olup, özlük dosyasında yer alan her bir bölüme ilişkin belgelerin tek tek zikredilmesinin mümkün bulunmadığı, kurumlarca lüzum görülen tüm belgelerin ilgili bölümlere konulmasının uygun olacağı, dosyanın dördüncü bölümünde memurun yalnızca çalışma hayatına ilişkin değil yargı organlarınca memur hakkında verilen tüm karar örneklerinin bulunması gerektiği değerlendirilmektedir” denilmekle birlikte, bahsi geçen kişisel verinin Kanunun 6 ncı maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri olması ve ilgili kişinin, şikâyet başvurusuna konu etmiş olduğu mahkeme kararlarının işlenmesine ilişkin olarak hâlihazırda açık rızasının bulunmaması hususları birlikte değerlendirildiğinde, söz konusu verilerin işlenmesinde Kanunun 6 ncı maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan “…sağlık ve cinsel hayat dışındaki veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir…” düzenlemesi uyarınca kişisel verinin işlenebilmesinde “kanunlarda öngörülme” prensibi doğrultusunda hareket edileceği ve söz konusu ifadenin, “maddi kanun” biçiminde anlaşılması gerektiği, bu doğrultuda, DPB’nin Kurum görüş talebine verdiği cevap ve 2 Seri No’lu Kamu Personeli Genel Tebliği hükümleri uyarınca sözü edilen kararların özlük dosyasından çıkarılmasına yer olmadığının değerlendirildiği,
• Diğer taraftan, Kanunun 7 nci maddesinde “(1) Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. (2) Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır” hükümlerine yer verildiği, konuya ilişkin olarak 657 sayılı Kanunun “Memur Bilgi Sistemi, Özlük Dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde her memur için bir özlük dosyasının tutulacağı ve bu dosyada memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgelerine ilişkin bilgi ve belgelerin konulacağı; özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca belirleneceğinin belirtildiği; Kamu Personeli Genel Tebliğinin (Seri No: 2) “D” bölümünde ise özlük dosyasının sekiz bölümden oluştuğu ve bölümlerde yer alan konulara ilişkin bilgi ve belgelerin saklanacağı hükümlerine yer verildiği,
• Öte yandan, 16.05.1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren mülga “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in “Tarifler” başlıklı 3 üncü maddesinde “arşiv malzemesi” ve “arşivlik malzeme” kavramlarının;
• “a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye,  korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî,  idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik,  jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita,  proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,
  b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri, …” ifade ettiğinin belirtildiği, bu kapsamda son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş olan memuriyet sicil dosyalarının, “arşivlik malzeme” olarak kabul edildiği ve yüz bir yıl boyunca saklandığı, ancak söz konusu düzenlemenin, 16.07.2018 tarihli ve 30480 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 11 sayılı “Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi”ne dayalı olarak çıkarılan ve 18.10.2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 32 nci maddesi uyarınca yürürlükten kaldırıldığı, mülga yönetmelikte düzenlenen “arşiv malzemesi” ve “arşivlik malzeme” kavramları, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te “arşiv belgesi” ve “arşivlik belge” olarak düzenleme altına alındığı, mezkûr kavramların,“Tanımlar 
  MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
  b) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi, 
  c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi, …ifade eder”
  şeklinde düzenlendiği, mülga Yönetmelikte arşivlik malzeme olarak kabul edilen memuriyet sicil dosyalarının, yeni Yönetmelik kapsamında arşivlik belge olarak değerlendirilmediği ve memuriyet sicil dosyalarına ve bunların yüz bir yıl saklanacağına ilişkin düzenlemeye yer verilmediği, buna karşın, süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanamayan belgelerin arşivlik belge kabul edilmesi sebebiyle memuriyet özlük dosyalarının da bu kapsamda yer aldığı ve bunların imha işlemine tabi tutulmadığı

değerlendirmelerinden hareketle;

• Şikâyete konu kişisel verinin özel nitelikli kişisel veri olduğu ve ilgili kişinin söz konusu mahkeme kararlarının özlük dosyasında yer almasına ilişkin hâlihazırda açık rızasının bulunmadığı; bununla birlikte, Kanun bakımından söz konusu kişisel verinin işlenmesine ilişkin “kanunilik” unsurunun öğretide ifade edilen “maddi kanun” olarak değerlendirilmesi gerektiği kanaatine varıldığından DPB’nin Kurum görüş talebine verdiği cevap ve 2 Seri No’lu Kamu Personeli Genel Tebliği hükümleri uyarınca mer’i mevzuat bakımından sözü edilen kararların özlük dosyasından çıkarılmasına yer olmadığına karar verilmiştir.

Kaynak: https://www.kvkk.gov.tr/

İlginizi çekebilir: https://www.nesilteknoloji.com/calisanlarin-kisisel-verilerin-korunmasi/