İrtibat kişisi Veri Sorumlusunun yasal temsilcisi olmadığından asli sorumluluk da veri sorumlusu olan tüzel kişiye aittir.
KVKK’ya göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyeti gerçekleştirmeden önce Kişisel Verileri Koruma Kurulu aracılığıyla tutulan Veri Sorumluları Siciline kaydolmak mecburiyetindedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları gereğince, veri sorumluları, en başta gerekli idari ve teknik önlemleri alarak veri güvenliğine dair sorumluluklarını gerçekleştirmeli ve daha sonrasında sicile kaydolmalıdır. Nitekim sonrasında, Kişisel Verileri Koruma Kurulu aracılığıyla veri sorumlularına belli zaman zarfı vererek sicile kayıt için son tarihler saptanmıştır.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu aracılığıyla; kişisel verinin özelliği, sayısı, işlenme maksadı, işlendiği faaliyet alanı, üçüncü kişilere iletim durumu, saklanma süresi, veri konusu kişi topluluğu veya veri kategorileri ve kişisel veri işleme faaliyetinin yasalardan kaynaklanması hususuna dikkat edilerek, sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirilebilmektedir. Bunun yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları sonucunda; hiçbir veri sisteminin parçası olmamak şartıyla sadece otomatik olmayan şekillerde kişisel verileri işleyenler; noterler, vakıflar, dernekler, sendikalar, avukatlar, siyasi partiler, arabulucular, finans danışmanları, gümrük danışmanları ve ana faaliyet hususu özel nitelikli kişisel veri işleme olmamak şartıyla yıllık çalışan sayısı 50’den daha az ve yıllık bilanço toplamı 25 milyon Türk lirasından daha az olan veri sorumlularına sicile kayıt istisnası getirilmiştir.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik gereğince ise, kamu tüzel kişileri kapsayacak şekilde, Türkiye’de yerleşik tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişiler, Veri Sorumluları Siciline kaydolurken bir irtibat kişisi bildirmekle sorumludur. Bu içeriğimizde, tüzel kişilerin sicile kayıt sırasında bildirmekle sorumlu oldukları irtibat kişisini tanımlayacak ve irtibat kişisinin gerçekleştirmesi yükümlülüklerinden bahsedeceğiz.
İrtibat Kişisi
30 Aralık 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik çerçevesinde irtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin KVKK ve bu yasaya binaen çıkarılacak ikincil düzenlemeler çerçevesinde sorumluluklarıyla alakalı olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu aracılığıyla Veri Sorumluları Siciline kayıt sırasında bildirilen gerçek kişi olarak açıklanmaktadır.
Ancak Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmak durumundadır. Aynı zamanda, bir kişi sadece bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olmak üzere belirlenmektedir. Bunun yanında, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 16 Temmuz 2020 tarihindeki ve 2020/542 sayılı kararına göre, bir gerçek kişi, yurt dışında yerleşik birden çok veri sorumlusu için irtibat kişisi olarak tayin edilebilecektir. Alınan kararın gerekçesi olarak, Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları için, ilgili kişiler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu arasındaki iletişimi sağlayacak esas muhatabın veri sorumlusu temsilcisi olması ve irtibat kişisinin VERBİS işlemlerinin yapılmasından sorumlu olması gösterilmiştir. Aynı zamanda, ilgili kararda, veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisi olmak için kişisel verilerin korunması hususunda uzmanlaşmanın gerekmesi ve yurt dışında yerleşik olan veri sorumluları için irtibat kişisi tayin etmenin güçlüğü dikkate alınmıştır.
Gerçek kişiler irtibat kişisi bildirmekle sorumlu değildir. Tüzel kişilerse, Veri Sorumluları Siciline yaptıkları başvuru esnasında, irtibat kişilerinin kimlik ve adres bilgileri ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu aracılığıyla saptanacak başvuru formunda bulunan bilgileri bildirmekle sorumludur. Adres bilgisi için ikametgâh adresini vermek mecburiyetinde değildir ve adres bilgisi için veri sorumlusunun iş yeri adresi verilebilir.
İrtibat kişisi, veri sorumlusunun çalışanı olması gerekli değildir. Bunun yanında, ilgili kişiler ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumu ile sağlanan iletişimin eksiksiz ve düzgün bir biçimde gerçekleştirilebilmesi amacıyla, veri sorumlusunun veri işleme sistemi ile alakalı bilgilere yeterince hâkim olmak durumundadır. Veri sorumlusu aracılığıyla gerekli görüldüğü durumda, VERBİS aracılığıyla değiştirilebilmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşlarının irtibat kişisinin saptanması ile alakalı olarak Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik çerçevesinde başka bir hüküm bulunmaktadır. Bununla birlikte, kamu kurum ve kuruluşlarının irtibat kişisi, üst düzey yönetici aracılığıyla Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile iletişimi sağlamak maksadıyla saptanarak Veri Sorumluları Siciline kaydı gerçekleştirilen daire başkanı veya üstü yöneticidir.
İrtibat Kişisinin Yükümlülükleri
İletişim noktasında ilgili kişilerin veri sorumlusuna bulunacağı taleplerin yanıtlandırılmasını sağlamakla sorumludur. Aynı zamanda, irtibat kişisi veri sorumlusunun KVKK ve bu yasaya dayalı olarak gerçekleştirecek ikincil düzenlemeler çerçevesindeki yükümlülükleriyle alakalı olarak, veri sorumlusu ile Kişisel Verileri Koruma Kurumu arasında gerçekleşecek iletişimi sağlama görevi vardır. Bunun yanında, irtibat kişisi, veri sorumlusunu Kanun ve Yönetmelik’e göre temsile yetkili değildir. Yani, irtibat kişisi Kişisel Verileri Koruma Kurumu veya ilgili kişilerden alınan taleplerin aktarılacağı; ancak bu taleplerle alakalı olarak veri sorumlusu adına işlem gerçekleştirme, talepleri değerlendirme ya da taleplere yanıt verme yetkisi yoktur.
Atanması ve VERBİS üzerinden bildirilmesi, veri sorumlusunun yükümlülüklerini kaldırmayacaktır. İrtibat kişisi, veri sorumlusunu temsil etme yetkisi olmadığı için; irtibat kişisinin Kişisel Verileri Koruma Kurumuna veya ilgili kişilere asli bir yükümlülüğü yoktur. Bu yükümlülük, tüzel kişiliğe sahip veri sorumlusuna aittir. Bunun yanında irtibat kişisi kendi hatası nedeniyle; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna veya ilgili kişilere olan sorumluluklarını gerçekleştirmezse ve bu yükümlülüklerin gerçekleştirilmemesi nedeniyle veri sorumlusu, idari para cezası veya tazminat ödemekle sorumlu olursa, veri sorumlusu irtibat kişisine hatası derecesinde rücu edebilecektir.
Yazar: Zehra Betül Taşkın
Benzer: https://www.nesilteknoloji.com/kisisel-verilerin-korunmasi-kanunu-kvkk-nedir/
