Kurul‘un çalışma esasları kurulun toplantı tarihlerin ve usullerini başkan belirler başkan gerektiğinde yönetimi Kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir kurulun, başkan dâhil olmak üzere en az altı üye ile toplanır ve üye tam sayısının salt çoğunluğuyla karar alır. Kurul üyeleri müstenkif oy kullanamaz. Kurul üyeleri, kendilerini, üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımlarını, evlatlıklarını ve aralarındaki evlilik bağı kalkmış olsa bile eşlerini ilgilendiren konularda toplantıya katılmaları ve oy kullanmaları yasaklanmıştır. Kurulda ele alınan işler tutanağa geçirilir. Kararlar ve varsa karşı oy gerekçeleri, karar tarihinden itibaren en geç on beş gün içinde yazılı olarak düzenlenir. Kurul, gerekli gördüğü kararları kamuoyuna duyurur. Aksi kararlaştırılmadıkça, firma toplantılarındaki görüşmeler gizli tutulmaktadır. Geniş bir kapsama sahip olabilir, çünkü farklı türde kurullar farklı kurallar ve yönergelerle çalışabilir. Ancak, genel olarak birçok kurulun benzer çalışma esaslarına sahip olduğunu söyleyebiliriz. İşte tipik bir kurulun çalışma esaslarını belirleyen bazı genel prensipler:
- Görev ve Yetki: Kurulun ana görevi ve yetkileri belirlenmiş olmalıdır. Hangi konularda kararlar alabilecekleri net bir şekilde tanımlanmalıdır.
- Toplantı Düzeni: Kurul, belirli aralıklarla toplantı düzenler. Toplantı tarihleri, yerleri ve saatleri önceden belirlenir. Toplantı düzeni, gündem maddeleri, karar alma süreçleri gibi konular belirli bir düzen içinde yürütülür.
- Karar Alma Prosedürleri: Kurul, karar alırken belirli bir prosedürü takip eder. Oylama yöntemleri, çoğunluk sağlanması, kararların yazılı hale getirilmesi gibi konular belirli kurallara tabidir.
- Transparanlık: Kurulun çalışmaları genelde şeffaf olmalıdır. Toplantı tutanakları, alınan kararlar gibi bilgiler, ilgili taraflar ve kamuoyuyla paylaşılmalıdır.
- Katılım Kuralları: Kurul üyelerinin katılımı ve görevleri net bir şekilde tanımlanmalıdır. Üye değişiklikleri ve görev süreleri gibi konular belirli kurallara tabidir.
- Hesap Verebilirlik: Kurul, yaptığı kararlardan ve faaliyetlerinden hesap verebilir olmalıdır. Bu genellikle düzenli raporlama ve denetim mekanizmalarını içerir.
Görev ve Yetki
Genel olarak bir yönetim kurulu veya benzeri bir kurulun yetki alanına giren konulardır. Ancak, her organizasyonun ihtiyaçları ve yapısı farklı olduğu için, bu konularda alınacak kararlar, organizasyonun özel koşullarına göre değişebilir. Bu nedenle, belirli bir kurulun yetki ve görevlerini belirleyen belgelere başvurmak önemlidir. Kurulun ana görevi ve yetkileri belirlenmiş olmalıdır. Hangi konularda kararlar alabilecekleri net bir şekilde tanımlanmalıdır. Kurum veya organizasyonun etkin bir şekilde çalışabilmesi için oldukça önemlidir. İşte bu konuda bazı genel prensipler:
- Stratejik Kararlar: Kurul, organizasyonun stratejik hedefleri ve yönelimleri ile ilgili kararlar alabilir. Örneğin, uzun vadeli planlar, büyüme stratejileri gibi konular stratejik kararlar arasında yer alabilir.
- Bütçe ve Finansal Kararlar: Kurul, organizasyonun bütçe ve finansal politikaları üzerinde kararlar alabilir. Bu, bütçe onayı, yatırım kararları, finansal raporların onaylanması gibi konuları içerir.
- Üst Düzey Personel Atamaları: Kurul, genel müdür veya üst düzey yöneticilerin atanması veya görevden alınması gibi personel kararları alabilir.
- Hukuki İşler: Kurul, önemli hukuki meselelerde kararlar alabilir. Bu, hukuki süreçlere ilişkin stratejiler, anlaşmazlık çözümü ve önemli hukuki belgelerin onaylanması gibi konuları içerebilir.
- Risk Yönetimi: Kurul, organizasyonun maruz kaldığı önemli risklere ilişkin politikaları ve stratejileri belirleyebilir. Büyük iş kararları öncesinde risk analizleri ve değerlendirmeleri yapabilir.
- Kurumsal İtibar ve Sosyal Sorumluluk: Kurul, kurumsal itibar yönetimi, sosyal sorumluluk projeleri ve sürdürülebilirlik konularında kararlar alabilir.
Toplantı Düzeni
Toplantı düzeni, bir grup insanın belirli bir konu veya amaç doğrultusunda bir araya gelerek düzenli bir şekilde iletişim kurmasını ve işbirliği yapmasını sağlayan kurallar ve prosedürler bütünüdür. İyi bir toplantı düzeni, etkili iletişim, karar alma süreçleri ve işbirliği için gerekli ortamı oluşturur. Bu düzen genellikle aşağıdaki unsurları içerir:
- Gündem: Toplantı öncesinde hazırlanan bir gündem, toplantının ana konularını ve işlenecek maddeleri belirtir. Gündem, toplantının düzenli ve odaklı bir şekilde ilerlemesine yardımcı olur.
- Toplantı Başkanı: Toplantının başında bir başkan seçilir veya atanır. Başkan, toplantının düzenini sağlar, gündemi takip eder ve katılımcıların sırayla konuşmalarını yönetir.
- Katılımcıların Tanıtımı: Toplantı başlangıcında katılımcıların tanıtılması, grup içindeki iletişimi güçlendirebilir ve katılımcıları birbirine daha yakından tanıma fırsatı sunar.
- Karar Alma Yöntemleri: Toplantıda alınacak kararlar için belirli bir yöntem belirlenir. Oylama, konsensüs arayışı veya uzlaşı gibi yöntemler, karar alma sürecini belirler.
- Zaman Yönetimi: Belirli bir süre içinde tamamlanması gereken toplantılar için zaman sınırları belirlenir. Toplantının etkinliğini artırmak için planlı bir şekilde ilerlenir.
- Katılımcıların İlgisi: Katılımcılar arasında etkileşimi artırmak ve herkesin görüşünü ifade etmesini sağlamak için fırsatlar yaratılır.
- Tutanağın Alınması: Toplantı süreci ve alınan kararların kaydedilmesi amacıyla tutanak alınır. Bu, toplantının sonuçlarını belgelemek ve ilerleyen süreçlerde referans oluşturmak için önemlidir.
Karar Alma Prosedürleri
Karar alma prosedürleri, bir kuruluşun veya bir grubun belirli bir konuda nasıl kararlar alacağını düzenleyen sistem ve yönergelerdir. Bu prosedürler, kararların adil, etkili ve tutarlı bir şekilde alınmasını sağlamak amacıyla kurulur. İşte genel olarak karar alma prosedürlerini anlatan temel unsurlar:
- Belirli Bir Hedef veya İhtiyaçtan Kaynaklanma: Karar alma prosedürleri genellikle belirli bir hedefe veya bir problemi çözmeye yönelik ihtiyaçlardan kaynaklanır. Bu ihtiyaçlar, organizasyonun hedefleri, müşteri talepleri, operasyonel gereksinimler veya benzeri konular olabilir.
- Veri Toplama ve Analiz: Karar alma süreci, ilgili verilerin toplanmasını ve analiz edilmesini içerir. Bu, kararın sağlam bir temele dayandırılmasını sağlar. Veriler genellikle uzman görüşleri, istatistikler, mali bilgiler veya diğer ilgili bilgileri içerir.
- Karar Alma Otoritesinin Belirlenmesi: Hangi düzeyde veya hangi pozisyonun belirli bir konuda karar alabileceği net bir şekilde belirlenir. Bu, hiyerarşik yapıya ve organizasyonun işleyişine bağlı olarak değişebilir.
- Katılım ve İletişim: Karar alma sürecine kimlerin katılacağı belirlenir. Grup kararları söz konusu ise, katılımcıların görüşleri alınır ve iletişim kanalları açık tutularak şeffaf bir süreç yürütülür.
- Karar Alma Yöntemi: Hangi yöntemin kullanılacağı belirlenir. Oylama, uzlaşı, konsensüs veya diğer yöntemler bu aşamada belirlenir. Grup içinde hangi kriterlerin öncelikli olduğu da belirlenebilir.
- Kararın Uygulanması ve İzlenmesi: Bir karar alındıktan sonra, uygulama aşamasına geçilir. Ayrıca, kararın etkilerini izlemek ve değerlendirmek için belirli bir süreç oluşturulur. Bu, gerekirse düzeltici önlemlerin alınmasına olanak tanır.
Transparanlık
Transparanlık, bir kurumun, organizasyonun veya sürecin faaliyetlerinin, karar alma süreçlerinin ve bilgilerinin açık, anlaşılır ve şeffaf bir şekilde sunulmasıdır. Bu kavram, kurumun içsel ve dışsal paydaşlarına, çalışmalarını ve kararlarını daha iyi anlamaları için bilgi sağlama amacını taşır. Transparan bir yaklaşım, güvenilirlik ve hesap verebilirlik ilkelerini destekler. Ayrıca, şeffaf bir organizasyon, daha iyi işbirliği, katılım ve toplumsal güven oluşturabilir. İş dünyasında ve yönetimde transparanlık, paydaşların, müşterilerin, çalışanların ve genel olarak kamunun organizasyon hakkında bilgi sahibi olmasını kolaylaştıran bir değer olarak kabul edilir. Genel olarak bir kurumun faaliyetlerini ve karar alma süreçlerini açıkça ve şeffaf bir şekilde paylaşma ilkesini içerir. Bu prensibi daha iyi anlamak için aşağıda transparanlığın alt başlıkları olarak nitelendirilebilecek bazı önemli unsurları bulabiliriz:
- Bilgi Paylaşımı: Kurumun faaliyetleri, performansı, finansal durumu, stratejik hedefleri ve benzeri konularda düzenli olarak güncellenen ve paylaşılan bilgiler.
- Karar Alma Süreçleri: Kurumun nasıl kararlar aldığı, bu süreçte hangi faktörleri dikkate aldığı ve karar alma sürecine nasıl katılım sağlandığı konularında şeffaflık.
- İletişim Politikaları: Kurum içi ve kurum dışı iletişim politikalarının açıkça belirlenmesi ve bu politikaların uygulanmasına dair şeffaf bir yaklaşım.
- Personel ve Yönetim Bilgileri: Çalışanlarla ilgili bilgiler, personel politikaları, işe alım ve terfi süreçleri gibi konulara dair şeffaf bir yaklaşım.
- Veri Gizliliği ve Güvenliği: Kurumun müşteri bilgileri ve diğer hassas verilerle nasıl başa çıktığına dair şeffaf bir veri gizliliği ve güvenlik politikası.
- Sosyal Sorumluluk ve Sürdürülebilirlik: Kurumun sosyal sorumluluk projeleri, çevresel etkileri ve sürdürülebilirlik politikaları hakkında şeffaf bir bilgi sağlama.
- İtibar Yönetimi: Kurumun itibarı ile ilgili kriz durumlarına karşı hazırlıklı olma ve bu süreçte şeffaf bir iletişim stratejisi.
Katılım Kuralları
Bir topluluğun düzenini korumak ve etkili bir işbirliği ortamı oluşturmak için önemli bir rol oynar. Bu kurallar, grup içindeki ilişkilerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur ve katılımcıların adil bir şekilde dahil olmalarını sağlar. Katılım kuralları, bir grup, organizasyon veya topluluk içindeki bireylerin, üyelerin veya paydaşların katılımını düzenleyen kurallar ve yönergelerdir. Bu kurallar, bir topluluğun düzenli ve etkili bir şekilde işlemesini, katılımcıların haklarını ve sorumluluklarını belirlemeyi amaçlar. İşte genelde katılım kuralları kapsamında bulunan bazı unsurlar:
- Görüş Bildirme Hakkı: Her katılımcının kendi düşüncelerini ve görüşlerini özgürce ifade etme hakkına saygı gösterilmesi.
- Dinleme ve Empati: Diğer katılımcıların görüşlerini dikkatlice dinleme ve anlama, empati gösterme prensipleri.
- Karar Alma Sürecine Katılım: Grup içinde alınacak kararlara katılım hakkı ve sürecin şeffaf bir şekilde yönetilmesi.
- Zaman Yönetimi: Toplantılara ve grup etkinliklerine zamanında katılma, belirlenen süreçlere ve takvimlere uyum sağlama.
- Gizlilik ve Güvenlik: Grup içinde paylaşılan bilgilerin gizliliği ve güvenliği ile ilgili kurallar.
- İşbirliği ve Takım Çalışması: Diğer katılımcılarla etkili bir şekilde işbirliği yapma, grup hedeflerine yönelik takım çalışmasına katılma.
- Kurallara Uyum: Belirlenen katılım kurallarına uyum sağlama ve kurum içi düzeni koruma.
- Eşitlik ve Adalet: Tüm katılımcılara eşit haklar tanıma, adaleti sağlama ve ayrımcılığa karşı durma.
Hesap Verebilirlik
Hesap verebilirlik, bir kişinin veya kurumun, yaptığı eylemler, aldığı kararlar ve yürüttüğü faaliyetlerle ilgili sorumluluk taşıma ve bunları açıklama yükümlülüğüdür. Hesap verebilirlik, şeffaflık, dürüstlük ve güvenilirlik ilkelerini içerir ve genellikle toplum, müşteriler, çalışanlar ve diğer paydaşlara karşı sorumluluk anlamına gelir. Bu kavram, bir bireyin veya kurumun sahip olduğu gücü etik ve adil bir şekilde kullanma taahhüdünü içerir. Hesap verebilir bir kişi veya kurum, yaptığı eylemlerin sonuçlarına katlanır, bu eylemleri açıklar ve eleştirilere karşı açık olur. Ayrıca, finansal raporlama, performans değerlendirmeleri, şeffaf iletişim ve uygun denetim mekanizmalarının kurulması gibi yöntemlerle bu hesap verebilirlik süreci desteklenir. Hesap verebilirlik, güvenin korunması, etik standartların yükseltilmesi ve sürdürülebilir ilişkilerin kurulması için önemlidir. Bu prensip, kişisel, kurumsal ve toplumsal düzeyde güvenilir ve sorumlu liderlik anlayışını destekler. Bir kişi, kurum veya organizasyonun kararlarını ve eylemlerini açıkça belirli bir standart veya kriter setine göre değerlendirilebilir ve izlenebilir hale getirme sürecidir. Hesap verebilirlik genellikle şu konularda net bir şekilde tanımlanmalıdır:
- Karar Alma Süreçleri: Hangi durum ve konularda karar alınacağı belirlenmelidir. Karar alma süreçleri adil, şeffaf ve katılımcı olmalıdır.
- Sorumluluk Alanları: Kimin hangi konularda sorumlu olduğu açıkça tanımlanmalıdır. Sorumluluklar net bir şekilde belirlenmeli ve iletişimde netlik sağlanmalıdır.
- Performans Ölçütleri: Başarı ve performans nasıl ölçüleceği belirlenmelidir. Belirlenen hedefler ve kriterler doğrultusunda performans değerlendirmesi yapılmalıdır.
- Raporlama ve İletişim: Kararlar ve faaliyetlerle ilgili düzenli raporlama yapılmalıdır. İlgili taraflara bilgi verilmesi için etkili iletişim stratejileri geliştirilmelidir.
- Etik Kurallar ve İlkeler: Hesap verebilirlik, etik standartlara ve kurallara bağlılığı içerir. Etik ilkeler ve kurallar belirlenmeli, bu ilkelerin ihlali durumunda alınacak önlemler tanımlanmalıdır.
- İzlenebilirlik ve Denetim: Kararlar ve eylemler üzerindeki etkilerin izlenebilir ve denetlenebilir olması sağlanmalıdır. Harcamalar, kullanılan kaynaklar ve benzeri konularda denetim mekanizmaları kurulmalıdır.
- Yasal ve Hukuki Sorumluluklar: Hesap verebilirlik, ilgili yasal ve hukuki düzenlemelere uyumu içerir. Yasal sorumluluklar açıkça belirlenmeli ve bu çerçevede hareket edilmelidir.
Hazırlayan-Yazan: H.Nisa ORMAN
