VERBİS Sicil Yöntemi
Verbis kapsamında devlet tarafından mecburiyet tutulmuş verbis yöntemi bulunmaktadır. Veri Sorumluları Sicil veri yöntem (Verbis) üzerinden yöntem yapılırken istenen veriler ışığında hareket edilmektedir. Veri yükümlüsü, yetkili kişi, bağlantılı kişisi oluşturuyoruz. Bağlantılı kişisi bir gerçek kişi olmak mecburdur.
TC kimlik numarası olması gerekmektedir. AB dayanışma uyum süresi sonrasında kişisel verilerinizin kullanılmasına yasada düzenleme getiriyor yöntem. Halka açıktır. Sisteme kayıtları kesinlikle yaptırmak mecburiyetindeyiz. Olumsuz durumda aşırı idari para yaptırımları öngörülmektedir. 25.000 TL’den 1.500.000 TL’ye kadar para yaptırım ile maruz kalmak muhtemeldir.
VERBİS Yapılmadığı Takdirde Nelerle Karşı Karşıya Kalırız
Yasanın 16. Maddesinde yer almaktadır. 1 Ekim 2018 yılından başlayarak uygulamaya koyulmuştur. Kişisel verileri koruma kurumu tarafından uygulamaya geçirilmiştir. Adalet bakanlığına mecbur olarak hizmet vermektedir. Kuruluş firmaya gelip kontrol ediliyor; kontrollerde herhangi bir aksi durum karşısında idari para yaptırımlarını uygulayabiliyor. Günümüze kadar 30-40 firma bu yaptırımlarda nasibini almış durumdadır. Toplamda 1.500.000 TL ceza kesilmiştir. Resmi olmayan açıklamalar bu biçimde ifade edilmektedir. Bu alana özgü yaptırımlarda sadece para cezası değil türlü hapis cezaları da mevcuttur.
Kişisel bilgileri koruma kanunu kapsamınca devlet tarafından zorunlu tutulmuş bir verbis sistemi bulunmaktadır.
Yıllık personel sayısı 50’den fazla bir önceki seneye mali bilanço toplamı 25 milyon TL ise sicile kayıt olmak gerekmektedir. İki kriter biri aşıldığı takdirde kayıt olma sorumluluğu doğmuş oluyor. Çeşitli bilgileri işlediğimiz, işleme hedefimiz, bilgileri ne kadar gizliliğin, nerelere ilettiğimiz bilgileri kullanmak için hangi güvenlik önlemlerini alındığına kategorik başlıklar yer almakta. Firmada yer alan kişisel bilgilerin bir belgelerini çıkarmamız ve sınıflandırmak gerekiyor. Bu da gerçekten hiç basit değil. Elinizde ki kaydın işlenmesinde yasaya uygun olması gerekliliği de ön plana çıkıyor. Esas ilkeler mevcut şekilde karşımıza çıkıyor. Bilgilerin kanuna yararlı, doğru ve güncel, hedefe ilişkin, sınırlı ve ölçülü, gerekli olan süre kadar gizli olması, belli ve açık hedefler için işlenmesi gerekmektedir. Üstelik veri elde edilme kademede kişilerin aydınlatılmış olması, açık rıza beyanının alınmış olması önem arz ediyor. Bütün bu bilgileri girerken epeyce büyük bir gayret vermek beraber dikkat göstermek gerekiyor.
Bu hususta gereken düzenin elde etmek için iyi bir araştırma yapmalı ve bütün sorumluluk alanlarını sivri çizgilerle belirlemelisiniz. Veri işleme sürecini gerçekten bu işte mütehassıs kişi kişilere devretmek sizi önemli dertten kurtaracaktır. Yüklediği mesuliyet, ağır para yaptırımları karşılaşmayacak kadar çalışma seçeneklerde tedbirli olmalı sürece göre hakikat saldırı ile gerçekleştirebilecek eğitime ait olmalısınız. Bu konuda takviye alabileceğiniz kanallarla bildirime geçerek zorlu süreci atlatabilirsiniz.
Hazırlayan: Seyhan ÖZKAYA
